Boliggruppen når mere på kortere tid

Et bærende mål med at indføre ’fremtidens arbejdsplads’ i BO-VEST var – og er – at vi skal nå mere på kortere tid.
Det gør de i boliggruppen, der er BO-VESTs kundeservice. Det er her beboerne ringer eller skriver til med henvendelser om stort set alt mellem kælder og kvist.

Helt nye tal viser, at produktiviteten er steget med 20 pct. over en periode på lige knap seks måneder. Det passer godt med, at vi i BO-VEST indførte fokustid 1. april.
Den øgede produktivitet er især opnået på hvor hurtigt, vi genudlejer boliger og på hvor hurtigt vi tager telefonen, når beboerne ringer.

Det dobbelte om formiddagen

”Vi når mindst dobbelt så meget om formiddagen, fordi vi har fokustid,” er Sofie Frederiksen og Pernille Bjørn Hansen fra boliggruppen enige om.
”Vi har nye systemer, der hjælper os med at tilrettelægge opgaverne på den mest effektive måde, det gør både, at vi kan nå mere men også, at vi kan dygtiggøre os, hvilket igen har en positiv afsmitning på resten af opgaverne i dagens løb,” siger Pernille. ”Det er en rigtig positiv cirkel,” kommer det også fra Sofie.

Samtidig er det værd at bemærke, at de gode resultater er opnået med færre ressourcer, i det der har været anvendt timer på udviklingsopgaver i afdelingen, fx i forbindelse med at få nye systemer ind og fordi afdelingen tidligere på året blev et par årsværk mindre.

Kampgejst og opbakning

I boliggruppen har de også taget de nye retningslinjer for effektive møder til sig. De er både færre og kortere. Før havde hele afdelingen et ugentligt møde på en time. Nu har de kun et på tre kvarter hver anden uge, hvor dagsordenen er strammet op, så de når mere på kortere tid – også på deres møder.

I det hele taget er der kampgejst i boliggruppen, fortæller de to. ”Vi skal nå at have så meget som muligt afsluttet om torsdagen, fordi det ikke skal ligge til vores kolleger om fredagen. Her er halvdelen jo kun til rådighed, hvis der opstår noget helt uventet,” siger Sofie. ”Der er faktisk en stor opbakning til at være fremtidens arbejdsplads,” siger Pernille. ”Selvfølgelig skulle vi alle lære, hvordan vi skulle gøre de forskellige ting med fokustid, mails og møder i starten, men det kører ret godt efterhånden,” siger hun.

De to roser dog ikke kun deres nærmeste kolleger i Boliggruppen, men også kolleger i andre afdelinger. ”Det er jo super vigtigt, at vi alle på kryds og tværs forstår, hvad fokustid, bedre mails og effektive møder er,” siger Pernille. ”Det gør jo, at vi her hos os kan lykkes med at øge produktiviteten med 20 pct.!”.

Arbejdet med at skabe fremtidens arbejdsplads i BO-VEST skal i sidste ende føre til det fælles mål at de ansatte har en fire dages arbejdsuge. I skrivende stund har de ansatte rådighedsfredag hver anden uge.