Fra pegen fingre til vidensdeling

Tanken om at sammenlægge byggeafdelingen og driften i BO-VEST havde rumsteret i mange år. Opgaver faldt tit mellem de to afdelinger og samarbejdet kunne godt være bedre. Så da BO-VEST administrationen for flere år siden flyttede i nye lokaler, blev beslutningen om at sammenlægge de to afdelinger samtidig truffet.

Jeannette Pagh Schüler, der er teknisk direktør og dermed chef for begge afdelinger fortæller om sammenlægningen:

”Tidligere kunne vi godt opleve en del skubben ansvar og pegen fingre mellem de to afdelinger, fx i forhold til hvem, der har ansvaret for hvad i de større byggesager.  Det er ikke fordi, det er helt væk, men jeg oplever, at der nu i langt højere grad er en opfattelse af, at vi har en fælles opgave, vi skal have løst, og så betyder det ikke så meget hvilken afdeling, der har ansvaret.”

Vi beholder selv alle sager

Kristian Overby er senior projektleder i BO-VEST og for ham, giver det god mening, at de to afdelinger hører sammen. Kristian peger på det faktum, at en byggesag aldrig forlader BO-VEST. Når der for eksempel er bygget nyt eller renoveret i en boligafdeling, overgår sagen fra byggeafdelingen til driften, den bliver aldrig sendt videre til en tredjepart.

”Det tætte samarbejde starter allerede, mens vi for eksempel planlægger en helhedsplan. Som projektleder har jeg en masse viden om byggeri, mens mine kolleger i driften kan komme med værdifuld sparring om de forskellige vedligeholdelse- og driftsomkostninger, så vi tænker det ind fra start.”

Også for Kim Milton, der er områdechef i BO-VEST, giver det tætte samarbejde en stor fordel:

”Det gør, at vi får en fælles viden på en nærmest automatisk måde, uden at vi skal ud og opsøge den. Vi har rigtig mange fælles snitflader mellem drift og byg, så den faglige sparring på tværs af faggrænserne har en stor værdi i vores arbejde.”

Vidensdeling over skrivebordet

En af de ting, der gjorde, at medarbejderne hurtigt blev rystet sammen, var, at de blev placeret ved borde, hvor der skiftevis sad en fra hhv. drift og byg. Det gjorde, at der opstod en helt naturlig vidensdeling og sparring om byggesager og boligafdelinger- til stor værdi for alle parter.

”Det er faktisk endt med at give så meget mening for medarbejderne, at da vi skulle skifte etage, var der mange inde på mit kontor for at sikre, at vi beholdt den blandede bordopstilling, ” fortæller Jeannette Pagh Schüler.

”Jeg sidder ved siden af Kim Milton, der er områdechef, så på en arbejdsdag er der sparring og gode råd at hente hen over skrivebordet.” fortæller Kristian Overby og henviser til en sag i en boligafdeling, Banehegnet. I Banehegnet har man vinduesskodder i træ, der er gamle og trænger til en udskiftning, og derfor ville ejendomskontoret i afdelingen gerne skifte dem. Driften, herunder ejendomskontoret og byggeafdelingen lavede et regnestykke over, hvad nye vinduesskodder ville koste i henholdsvis træ og aluminium. Selvom aluminiumsskodderne er dyrere i indkøb end dem i træ, ville de blive billigere i det lange løb, da det er dyrt for driften at male og vedligeholde vinduesskodder i træ.

Kim Milton supplerer: ”Bare ved at overhøre Kristians samtaler med kollegaer eller samarbejdspartnere i telefonen får jeg et godt indblik i, hvad der rører sig i byggesagerne. Vi er jo et travlt folkefærd, så det at jeg ikke skal opsøge sparringen og opdateringerne, men får dem forærede, er en kæmpe fordel.”

Faglig sparring

Selvom de overordnede erfaringer med sammenlægningen er meget positive, er der fortsat områder, der skal justeres og tilpasses. For eksempel savnede projektlederne et forum for faglig erfaringsudveksling og sparring. Det er der derfor nu blevet oprettet.

At de to afdelinger er slået sammen, er noget helt unikt i BO-VEST i forhold til hvordan det er organiseret i andre boligadministrationer.