Behandling af oplysninger i forbindelse med udbud og leverancer
Formål
I forbindelse med udbud og indkøb kan BO-VEST (herefter "ordregiver") modtage personoplysninger fra ansøgere, tilbudsgivere eller medarbejdere ansat hos disse, herunder eksempelvis personoplysninger om nuværende og tidligere arbejdsforhold, kompetencer, navn, adresse og telefonnummer.
Efter persondatalovens regler skal tilbudsgiver sikre, at berørte personer er underrettet om, at ordregiver behandler disse personoplysninger.
Formålet med behandlingen af personoplysningerne er at bedømme, hvilke ansøgere, der skal prækvalificeres og/eller til hvilken tilbudsgiver, den udbudte opgave skal tildeles.
Ordregiver behandler alene de oplysninger, som ansøger eller tilbudsgiver har fremsendt i forbindelse med et konkret tilbud eller udbuddets gennemførelse.
Dataansvar
BO-VEST er dataansvarlig for de oplysninger, der behandles af os i forbindelse med vurdering af tilbud. BO-VEST har således i henhold til persondataloven ansvaret for, at dine personoplysninger behandles lovligt.
Dette indebærer bl.a., at du til enhver til kan rette henvendelse til informationssikkerhedsfunktionen, hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, eller hvis du ønsker at gøre dine rettigheder gældende i henhold til persondataloven. Du skal i så fald rette henvendelse til: Marianne Nimb, mqm@bo-vest.dk
Opbevaring, overførsel og videregivelse
Opbevaring af persondata
Personoplysningerne opbevares i vores administration.
Visse oplysninger opbevares tillige hos vores databehandlere i forbindelse med de drifts- og it-sikkerhedsmæssige opgaver (fx backup, hosting af hjemmeside mv.), vi også får løst eksternt. Opbevaring af oplysningerne hos eksterne samarbejdspartnere er undergivet de danske databeskyttelsesregler i persondataloven, og der er indgået databehandleraftaler med databehandlerne, der skal sikre, at dine oplysninger bl.a. ikke kommer uvedkommende i hænde.
Nogle personoplysninger kan også overlades til vores advokater eller andre til brug for løsningen af en konkret opgave.
Videregivelse til tredjepart
Ordregiver kan overlade oplysninger om berørte personer til ordregivers rådgivere, f.eks. i forbindelse med juridisk bistand og/eller bistand til evalueringen af ansøgninger og/eller tilbud, ligesom ordregiver kan videregive oplysninger om berørte personer til klagemyndigheder.
Sletning af data
Persondataloven indeholder ikke specifikke regler om, hvornår personoplysninger skal slettes. Dette skal afgøres af os som dataansvarlige i den enkelte situation. Ved vurderingen heraf, skal der navnlig lægges vægt på, om en fortsat opbevaring tjener et sagligt formål.
Ordregiver behandler oplysninger om berørte personer, så længe de er relevante for udbuddets gennemførelse og afslutning. For den tilbudsgiver, som opgaven tildeles, behandles oplysningerne så længe de er relevante i forhold til opgavens gennemførelse. Den tidsmæssige udstrækning af ordregivers behandling af oplysninger sker under hensyntagen til gældende klagefrister og forældelsesregler.
Individets rettigheder
Den registrerede har ifølge Persondataforordningen artikel 13-23 en lang række rettigheder.
Følgende artikler er relvante i nærværende sammenhæng:
- Artikel 15: Indsigtsretten - indsigt i ordregivers behandling af personoplysningerne
- Artikel 16: Retten til berigtigelse - at få slettet eller begrænset oplysninger, der viser sig urigtige eller vildledende
- Artikel 17: Retten til sletning og til at blive glemt - at få slettet oplysninger
- Artikel 21: Retten til indsigelse - at gøre indsigelse mod ordregivers behandling
Yderligere oplysninger
I det omfang du har spørgsmål til ovenstående eller dine rettigheder i henhold til persondataloven, har du altid mulighed for at kontakte BO-VEST på denne e-mailadresse: bo-vest@bo-vest.dk.
Kontakt BO-VEST
Du kan læse mere om persondataloven og dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk
Datatilsynet er den myndighed, der i sidste ende kan vurdere, om dine persondata behandles lovligt – fx som led i en klagesag.