En byggesag består af forskellige faser. Som medlem af byggeudvalget spiller du en vigtig rolle i hver fase, men din mulighed for at påvirke byggeprojektet ændrer sig i løbet af byggesagen. En byggesag kan inddeles i forskellige faser: 1) Opstart, 2) Ansøgning, 3) Planlægning, 4) Udførelse og 5) Afslutning.
Råd til byggeudvalget: Sådan får du indflydelse
En byggesag er ofte lang og uforudsigelig. Der kan opstå behov for flere tekniske undersøgelser, uforudsete udgifter kan dukke op, og der kan opstå konflikter mellem forskellige entreprenører. "Du skal ikke vide alt om byggeri, men det er vigtigt, at du ved, hvordan og hvornår du kan påvirke byggeprojektet,” lyder det fra BO-VESTs seniorprojektleder Kristian Overby.
Som byggeudvalgsmedlem er du beboernes repræsentant i byggesagen. Både i opstarten, hvor du er med til at videregive det, som beboerne oplever og efterspørger, men også senere, hvor du er med til at træffe beslutninger om alt fra inventar og materialer til farver og belægning”Kristian Overby
Få Kristians anbefaling til hver fase under billedet.
1) Forventningsafstemning er altafgørende for, at byggeprojektet kommer godt fra start
Smag og behag er forskelligt. Nogle ønsker at bevare afdelingen, som den var tiltænkt ved opførelsen, mens andre ønsker at starte på en frisk. Skal vinduerne være dannebrogsvinduesrammer eller praktiske vinduer uden sprosser med kippefunktion? Der er ofte mange projekter, som der skal prioriteres imellem. Det er derfor vigtigt at finde ud af, hvad der er mest nødvendigt, og hvad beboerne efterspørger.
”Det er vigtigt at få de fleste ønsker med i starten, hvor projektet ikke er tilpasset endnu. Derefter er det nødvendigt at afstemme vores forventninger til byggeprojektet og sætte en fælles retning,” fortæller Kristian og fortsætter; ”Nogle prioriterer pris over æstetik, mens andre prioriterer holdbarhed – og det er vigtigt, at vi er enige om, hvad der skal prioriteres”.
Beboerne er en vigtig del af byggeprojektet, og det er vigtigt, at der tidligt lægges en plan for, hvordan beboerne bedst informeres løbende i byggeprojektet.
2) Vær tålmodige, når ansøgningen udarbejdes
Hvis I skal gennemføre et projekt, der kræver ekstern finansiering via låneoptag eller med støtte fra Landsbyggefonden, er det vigtigt at huske på, at ansøgninger og procedure tager tid. Krav og forløb er meget mere omfattende og tidskrævende end i andre byggesager.
”I skal væbne jer med en god portion tålmodighed, når der skal udarbejdes materiale til for eksempel Landsbyggefonden,” anbefaler Kristian, og forklarer, hvordan både sociale, økonomiske og fysiske forhold ofte skal beskrives, samtidig med at der løbende stilles krav om underbyggende tekniske undersøgelser og redegørelser for huslejestigninger.
Det er BO-VESTs opgave i samarbejde med en rådgiver at udarbejde materialet. Undervejs er det en god ide at informere beboerne om fremdrift –især hvis der er ventetid.
3) Involvér beboerne i valg af løsninger, så bliver de gladere for det færdige resultat
Når byggesagen er godkendt, skal en teknisk rådgiver gennemarbejde, beskrive og tegne byggesagen, så en entreprenør kan udføre arbejdet. På det tidspunkt er byggeprojektets indhold defineret, og der skal nu træffes beslutning om, hvordan løsningerne udformes.
”Det er vigtigt, at I her er med til at træffe beslutninger om alt fra inventar og materialer til farver og belægning, således at løsningen passer til beboerne i området” fortæller Kristian, som også anbefaler, at I tager beboerne med på råd i forskellige temagrupper.
Kristian understreger samtidig, at det er vigtigt at lytte til hinanden, når uenigheder opstår.
”Fagfolkene har anbefalinger og viden, som det kan være nødvendigt at følge, mens det andre gange er beboernes ønsker, som beslutningerne skal træffes efter – det er trods alt dem, der skal bo i den nye afdeling” forklarer han.
4) God kommunikation er afgørende for beboernes oplevelse af byggeriet
Når alle aftaler er på plads, kan jeres byggeri gå ind i den udførende fase, og håndværkerne bliver synlige i området.
”Når selve byggeriet står på, vil der være mange møder i byggeudvalget, som skal sikre, at beboerne får en så gnidningsfri oplevelse af byggeriet som mulig gennem tilstrækkelig kommunikation, varslinger og hjælp til evt. genhusning” fortæller seniorprojektlederen.
I denne fase er information til beboerne altafgørende for deres oplevelse med byggeriet.
”I repræsenterer beboerne. Derfor er det vigtigt, at I videregiver de udfordringer, som opleves i området. Hvis vi kan imødekomme de oplevede udfordringer, så får beboerne en bedre oplevelse – og i sidste ende bliver de ofte også gladere for resultatet,” forklarer Kristian.
5) Tag ansvar for vedligeholdelsen af jeres nye boligafdeling
Det er desværre ikke usædvanligt, at der er fejl og mangler, som skal udbedres lige efter, at byggeriet er afsluttet, men det er også vigtigt, at I tænker længere frem i tiden.
”Når jeres byggeprojekt er afsluttet, er det vigtigt, at vi i fællesskab registrerer fejl og mangler og får revideret jeres drift- og vedligeholdelsesplan,” siger Kristian og fortsætter: "Det er vigtigt, at afdelingen sørger for løbende vedligeholdelse".
Det kan også være, at I udarbejder beboervejledninger om for eksempel, hvordan I bruger det nye vaskeri eller beboerhus. Efter knap 1 år og 5 år vil jeres byggeprojekt blive fulgt op med et bygningseftersyn.