Det kan for nye bestyrelsesmedlemmer være en jungle at finde rundt i lovkrav og forventninger fra administrationen.
Nedenfor ser du de fire vigtigste punkter, som skal gennemføres og overholdes efter et hvert ordinært afdelingsmøde.
1) Budgetforsiden skal straks underskrives
På afdelingsmødet eller umilddelbart efter skal formanden eller et bestyrelsesmedlem og dirigenten underskrive budgetforsiden, som bagefter afleveres til enten driftschefen/ejendomslederen/ejendomsmesteren, som videresender til Økonomiafdelingen.
Hvorfor er det vigtigt?
Underskriften er en formalisering af budgettet, da den bruges til at dokumentere, at budgettet er vedtaget.
2) Information om konstituering sendes til administrationen
Senest 3 dage efter afdelingsmødet skal afdelingsbestyrelsen sende information om konstituering af bestyrelsen, eventuelt inklusive hvem der er valgt til BO-VESTs repræsentantskab. Informationerne sendes til BO-VESTs kontaktpersoner.
Hvorfor er det vigtigt?
Administrationen har brug for at kende afdelingsbestyrelsernes sammensætning, så der kan sendes mødeindkaldelser, nyhedsbreve og andet ud til de rigtige personer. Nye bestyrelsesmedlemmer inviteres til et gratis introduktionsmøde.
3) Det underskrevne referat sendes til administrationen
Senest 14 dage efter afdelingsmødet sendes det godkendte referat med underskrifter til administrationen.
Hvorfor er det vigtigt?
Referatet dokumenterer, hvad der er truffet beslutning om, og først når administrationen modtager denne formelle dokumentation, kan vedtagne arbejder sættes i gang.
4) Referatet deles med beboerne
Senest 4 uger efter afdelingsmødet skal det godkendte referat være tilgængeligt for afdelingens beboere.
Hvorfor er det vigtigt?
Det er et lovgivningskrav, at beboerne skal have mulighed for at læse referatet inden for 4 uger efter mødet.