Effektive møder

Et værktøj i vores arbejde med at blive mere effektive, nå mere på kortere tid og skabe mere værdi for beboerne er effektive møder.

En del af BO-VESTs medarbejdere har mange møder, hvor opgaver koordineres og viden deles.

Det sker især på interne møder, som var projektets primære fokus. Færre og kortere møder var ambitionen og så kunne man bruge værktøjerne, der beskrives i dette afsnit i det omfang, det kunne lade sig gøre med eksterne samarbejdspartnere og medlemmer af afdelingsbestyrelser. Det kunne fx være at undgå at holde møder i fokustiden og ikke på fredage.

Første skridt til mere effektive møder var at finde ud af, hvad der helt konkret gør et møde effektivt. Et åbenlyst tiltag var at gøre møderne kortere. Simpel matematik fortæller, at der er meget tid at spare ved at et givent antal mennesker ikke bruger fx 60 minutter i et møde, men kun 50.

Men det har kun gjort mødet kortere og spa- ret tid. Det har ikke nødvendigvis gjort mødet effektivt. Derfor var der brug for mange flere praktiske ændringer omkring møderne.

Faste rammer på tværs

Effektive møder er derfor ikke blot kortere møder, men også ensrettede starttidspunkter og varigheder og velforberedte dagsordener.

Alle møder i BO-VEST begynder derfor i dag enten ’klokken hel’ eller ’klokken halv’, og de varer 25 eller 50 minutter. På den måde undgår man unødig spildtid mellem møder. Der er blevet sat nye mødeure op i alle mødelokaler, som skal hjælpe til at starttid og varighed af møderne bliver overholdt.

Hvis der er afsat en time til et møde, tager mødet typisk også en time. Ved at korte mødetiden ned og begynde møderne på tidspunkter, der er fastlagte på tværs af hele organisationen, kan vi både være effektive på møderne og bruge mindre tid på møder og generelt nå mere på kortere tid.

De to typer af møder

I BO-VEST har vi arbejdsmøder og koordineringsmøder. En grund til, at møder ikke er effektive er sammenblandingen af disse to mødetyper.

Et koordineringsmøde er kendetegnet ved, at:

mødet bruges til at koordinere. Det vil sige, at der sagsbehandles, problemløses og detaljediskuteres ikke, medmindre det kan klares på under et minut. Hvis det ikke er tilfældet, mødes de relevante medarbejdere og afklarer på et arbejdsmøde
mødet har et overordnet fokus og øvrige emner, der dukker op, som kun er relevant for få af deltagerne, overføres til et nyt møde (arbejdsmøde)
der er som oftest flere forskellige faggrupper/fagdiscipliner samlet på mødet

Et arbejdsmødeer kendetegnet ved, at:

mødet går ud på at arbejde, sags- behandle, problemløse og diskutere detaljer
mødet består typisk af få deltagere
de deltagende personer har en detaljeret faglig indsigt og forståelse for opgaven, der skal løses
de vigtigste konklusioner fra et arbejdsmøde deles ofte efterfølgende på et koordineringsmøde

En ny mødeskabelon

Der er også indført en ny mødeskabelon, som i videst muligt omfang skal benyttes på alle interne møder. På den måde har vi en fælles fremgangsmåde, når vi indkalder til og følger op på møder. Det skal være med til at sikre, at alle møder har et klart mål og en dagsorden, samt at der bliver fulgt op på de beslutninger og aftaler, som laves på mødet.

Det kræver noget af mødeindkalderen at gøre sig selv og de øvrige deltagere klar til mødet, men gevinsten er stor, fordi selv komplicerede emner kan løses på blot 25 minutter eller i det mindste på 50 minutter.

Her skal det nævnes, at mødedeltagere også har et ansvar for at møde velforberedte op, at deltage aktivt og konstruktivt og at handle på det aftalte efter mødet.

De seks bud til det gode møde

Endelig har vi udarbejdet ’de seks gode bud på gode møder’. Det er en slags kontrakt, vi har med hinanden om at fastholde de effektive rammer for vores møder og sammen sikre, at de har den værdi, de skal have.

Vi møder til tiden
Vi er velforberedte
Vi lytter og bidrager aktivt
Vi stiller spørgsmål, hvis noget er uklart
Vi holder de aftaler, vi indgår på mødet
Vi tjekker kun mobiler før og efter mødet

Effektive møder