Guide til budget og regnskab

Ejendomsleder/ejendomsmester har det daglige ansvar for afdelingens økonomi. På afdelingsbestyrelsesmøderne og i budgetkontrollen kan afdelingsbestyrelsen følge med i, hvorvidt budgettet overholdes. Afdelingsbestyrelsen kan også løbende følge med i afdelingens udgifter og indtægter på bestyrelseswebben.

Budgettet viser de forventede udgifter og indtægter i et år, mens årsregnskabet er de reelle indtægter og udgifter.

Det er altid afdelingsmødet (beboerne), som godkender boligafdelingens budget og i de fleste boligafdelinger også årsregnskabet. Nogle steder har beboerne givet afdelingsbestyrelsen myndighed til at godkende boligafdelingens årsregnskab.

Et budget er et overslag over de udgifter og indtægter, som I forventer at have i løbet af et regnskabsår. Budgettet er sammensat af indtægter (typisk huslejeindtægter) og en række udgifter. Nogle udgifter er lovbestemte, og dem kan der ikke rokkes ved. Andre udgifter er afhængige af de beslutninger, I tager i fællesskab på jeres afdelingsmøde. Udgangspunktet for budgettet er, at der skal være balance mellem udgifter og indtægter. Det betyder, at hvis udgifterne stiger, så skal der også være flere indtægter, hvilket betyder en huslejestigning. 

Det er BO-VEST, der, sammen med afdelingsbestyrelsen, står for at udarbejde og følge op på budgettet. Når BO-VEST og bestyrelsen sammen udarbejder budget, er det en måde at styre økonomien på i fællesskab, men det er også en måde at diskutere økonomiske prioriteringer på, der kan være med til at styre jeres boligafdeling i nye retninger.

 

I budgettet fra BO-VEST, så er udgifterne inddelt i farver alt efter, hvor meget indflydelse I har på posterne.

Rød = Ingen indflydelse (F.eks. udgifter til ejendomsskatter, administrationsbidrag, nettokapitaludgifter eller bidrag til dispositionsfonden).

Gul = Mindre indflydelse (F.eks. varme- og el udgifter til fællesarealer, renovationsudgifter eller istandsættelse ved fraflytning).

Grøn = Indflydelse (F.eks. Serviceniveau på renhold og almindeligt vedligehold, særlige aktiviteter (beboerfester, beboerlokale) eller vedligeholdelse).

I BO-VEST foretages der to årlige budgetkontroller. Når I som bestyrelse følger op på jeres budget, er det jeres vigtigste opgave at sikre, at jeres regnskabsresultat ligger så tæt som muligt på det, I budgetterede med.

1. Markvandring. Alle boligafdelinger skal én gang om året holde en bygningsgennemgang, hvor afdelingsbestyrelsen, driftschefen og/eller ejendomslederen gennemgår bygninger og udearealer og planlægger det kommende års vedligeholdelse mm.
2. BO-VEST udarbejder et budgetforslag på baggrund af både markvandring og sidste års regnskab.
3. Afdelingsbestyrelsen gennemgår budgetforslag og kan komme med forslag til ændringer og/eller tilføjelser.
4. BO-VEST tilpasser budgettet og sender det færdige forslag til afdelingsbestyrelsen.
5. Afdelingsbestyrelsen godkender budgettet, og budgetforslag omdeles til beboerne.
6. Budgettet og eventuelle forslag fra beboere fremlægges, behandles og godkendes på afdelingsmødet.
7. Evt. huslejestigning.
8. To gange årligt foretager BO-VEST og afdelingsbestyrelsen budgetkontrol.

Albertslund Boligselskab har udarbejdet et årshjul, som beskriver opgaverne i løbet af et år

I årsregnskabet kigger man på, hvordan det er gået med afdelingen det forgangne år. Regnskabet bliver formidlet i en rapport med to dele:
1. En resultatopgørelse
2. En balance

Resultatopgørelsen opgør de udgifter og indtægter afdelingen har haft det forgangne år med evt. overskud/underskud i forhold til det tidligere godkendte budget. 

Balancen er en opgørelse af, hvilke værdier (aktiver) og hvilke gældsforpligtelser (passiver), der er på det tidspunkt regnskabet afsluttes.

Hvis de forventede udgifter bliver højere eller lavere end budgetteret, så kan der opstå overskud eller underskud. Er der overskud, skal det først og fremmest udligne tidligere års eventuelle underskud, men også bruges til at dække underfinansiering på forbedringsarbejder. Derpå skal overskuddet overføres til en resultatkonto, og afvikles i løbet af tre år. Er der underskud, så skal det også overdrages til resultatkontoen og afvikles hurtigst muligt og typisk inden for 3 år.

Huslejen er fastsat ud fra princippet om balanceleje. Det vil sige, at udgifter og indtægter skal balancere. Der skal ikke skabes overskud.

Der kan være forskellige huslejer i samme boligafdeling. Det kan blandt andet skyldes, at boligerne har forskellig herlighedsværdi, at der er både nye og gamle boliger i afdelingen, eller at der er lavet forbedringer i boligerne via råderetten, som betales af over huslejen.