En længere åbningstid, koordinerede teams og en opdatering af telefonsystemet har betydet, at boligudlejningen er gået fra længere ventetid på telefonen til i dag blot at have en ventetid på højst 5 til 10 minutter. Medarbejder Jette Dünweber er ikke i tvivl: ”Vi har knækket koden og løftet serviceniveauet”.
Boligudlejningen har siden i sommers forsøgt at løfte udfordringen med at skulle varetage flere telefoner og samtidig bibeholde det høje serviceniveau, siden Bo-Vita kom under BO-VEST’s vinger og tilføjede 50 procent flere boliger. Den problemstilling har krævet benhårdt arbejde fra både medarbejdere og ledelse.
En ny inddeling i teams har gjort det langt mere overskueligt for medarbejderne at koncentrere sig om den enkelte boligorganisation eller boligområde, hvilket er til glæde for den enkelte beboer.
”Vi har ikke fået mindre at lave, men der er kommet bedre rammer og et større overblik over de opgaver og sager, vi har liggende,” forklarer medarbejder Sofie Frederiksen, og hendes kollega Jette Dünweber fortsætter grinende, ”Udfordringen er nu, at vi nogle gange kommer til at tage telefonen alt for hurtigt”.
Opdateringen af telefonsystemet har hjulpet boligudlejningen meget og gjort det muligt at holde øje med, hvor mange beboere, der venter i kø, og hvor længe de har ventet.
”Det har givet os et meget bedre overblik over telefonkøen, men det endelige mål på max 5 minutters ventetid er ikke nået endnu” fortæller Jette.
Der er en klar forventning hos medarbejdere om, at det ikke bliver noget problem. Fra den 1. maj 2019 skal den maksimale ventetid på telefonerne være 5 minutter. Det vil altså sige en halvering af de 10 minutter, som der i øjeblikket kan være.
