Nu begynder vi at tage hul på ’fremtidens arbejdsplads’

For snart et par måneder siden kunne I læse og høre, at vi i ledelsen ønsker at gøre BO-VEST til fremtidens arbejdsplads. Siden da har der været afholdt møder, workshops og kurser for medarbejderne, så vi kunne drøfte forventninger og bekymringer og arbejde os frem til, hvordan vi sammen løfter denne store opgave.

Arbejdet med at skabe fremtidens arbejdsplads i BO-VEST handler i meget høj grad om at skabe bedre service til beboere og beboerdemokrater.

Fremtidens arbejdsplads handler også om at mindske nedslidning af vores medarbejdere, så vi fastholder dem længere og at vi står stærkt i rekrutteringssituationer og hele tiden kan rekruttere dygtigemedarbejdere over alt i BO-VEST.

Første skridt i rejsen mod at blive fremtidens arbejdsplads bliver at indføre fokustid og effektive møder. Senere kommer der nye retningslinjer for brugen af e-mails. Hvad de går ud på, er beskrevet længere nede.

Vi glæder os til, sammen med medarbejderne, at tage hul på de nye redskaber og metoder. De skal øge effektiviteten, men også trivsel og glæde blandt medarbejderne, for det er det vi hører fra andre virksomheder og kan læse i studier og undersøgelser, der har gjort det samme. Medarbejderne bliver både mere effektive og mere glade.

Vi tager hul på de nye redskaber og metoder efter påske.

Vi evaluerer og justerer undervejs

Vi hører dog også om bekymringer blandt nogle af medarbejderne. Bekymringer, der går på, at tingene går lidt for hurtigt. Vi skal selvfølgelig have alle med, og vi sætter derfor mere tid af til den løbende evaluering og giver plads til at der kan justeres, hvis behovet for det viser sig. For det er næsten helt sikkert, at vi vil se behov for at justere hen ad vejen.

For at give endnu mere plads til læringen af de konkrete redskaber, skubber vi derfor udrulningen af rådighedsfredage.

Vi evaluerer løbende på de redskaber og metoder, vi nu tager i brug, og inden vi går på sommerferie ved vi meget mere om, hvordan det går med at bruge dem.

Vi har fra starten været klar over, at det her er en kulturrejse og en læringsproces, der har brug for justeringer og ændringer undervejs. Alle løsninger er ikke helt givet på forhånd, men skal arbejdes med og modnes.

Fokustid

Mandag den 17. april indfører vi fokustid. Med fokustid giver vi medarbejderne halvanden time hver formiddag, hvor de får ro til at fokusere på kerneopgaver.

I tidsrummet fra kl. 10.00 til 11.30 er der derfor ingen telefonopkald, møder og andre henvendelser. Vi beder medarbejderne fordybe sig i opgaveløsning, og vi ved fra studier, undersøgelser og andre virksomheder, der har indført det, at det løfter effektiviteten meget.

Og vi ved også, at det løfter trivslen blandt medarbejderne, fordi de mærker, at de får løst flere opgaver i løbet af ugen takket være fokustiden hver formiddag.

Der vil selvfølgelig fortsat være åbent for telefonerne og personlig henvendelse i boliggruppen som hidtil. På ejendomskontorerne vil tiderne for henvendelser ligge udenfor fokustiden fra 10.00-11.30.

Møder

Vi indfører også effektive møder fra mandag den 17. april.

En række medarbejdere har været på et internt kursus i netop effektive møder. Her har de lært at holde gode møder, der skaber klarhed over efterfølgende opgaver og derved bidrager til at øge effektiviteten.

Møderne bliver af kortere varighed på hhv. 25 eller 50 minutter, de skal have en dagsorden, deltagerne skal være forberedte, og så skal der ligge en fælles ’aftale’ om, hvordan møder afvikles i hele BO-VEST.

Vi bruger de nye redskaber til effektive møder, når medarbejdere har interne møder med hinanden.

Mails

Der vil også komme nye retningslinjer for, hvordan vi internt anvender mails.

De nye retningslinjer skal både nedbringe antallet af mails i BO-VEST, så de udgør en mindre ’belastning’ fremover, men retningslinjerne skal også åbne for, at mails er en opgave, man afsætter tid til fx 2-3 gange i løbet af dagen. Erfaringer fra andre virksomheder viser, at det også bidrager til effektivitet og til mere trivsel på arbejdspladsen.

Rådighedsfredage

Det kommende arbejde med fokustid, møder og mails skulle egentlig åbne for udrulningen af rådighedsfredage før sommerferien, men for at give bedre tid til indlæringen af de nye redskaber og metoder og for at vi bedre kan evaluere på deres virkning har vi besluttet, at vi udskyder denne del til efter sommerferien.

Det er vigtigt, at vi er sikre på, at vi har øget effektiviteten, inden vi åbner for at arbejde i kortere tid.

Kommunikation

Kommunikationen vil følge udrulningen af fokustid, effektive møder og mails og forklare de enkelte redskaber mere grundigt. Kommunikationen vil også følge den løbende evaluering og den endelige evaluering før sommeren.

I vil med andre modtage flere nyhedsbreve om BO-VEST som fremtidens arbejdsplads i den kommende tid.