Alle kender til afdelingsmøder med lange dagsordner, enetaler, den sædvanelige vedtagelse af budget eller godkendelse af regnskab, som sluttes af med en kop kaffe og en småkage. Det bliver sjældent det tilløbsstykke, som bestyrelsen havde håbet på. Der er dog afdelingsmøder, hvor beboere møder talstærkt op, og hvor beboerne deltager aktivt. Vi har samlet erfaringerne i seks råd.
6 råd til, hvordan I holder bedre afdelingsmøder
Afdelingsmøderne er det sted, hvor beboerne har mulighed for at diskutere, hvordan boligafdelingen og huslejen skal udvikle sig – og ikke mindst få indflydelse på, hvad bestyrelsen skal arbejde med. Alligevel oplever mange boligafdelinger svigtende mødedeltagelse.
Råd 1. Engager beboerne forinden mødet
Debat og dialog forinden et møde kan være med til at vække beboeres interesse for dagsordens punkter – og få flere til at deltage. I kan for eksempel:
- Starte en online debat før mødet
I kan bruge jeres facebookgruppe eller det digitale beboerdemokrati til at debattere dagsordens punkter inden mødet. - Tal med dine naboer inden mødet
Når du mødes med dine naboer i forskellige sammenhænge f.eks. i gården, i vaskekælderen eller over hækken, så mind dem om mødet. Indkaldelsen i postkassen eller i opgangen bliver hurtigt glemt i en travl hverdag. - Bank på og mind beboere om mødet
I flere afdelinger har de boligsociale medarbejdere i fællesskab med ejendomskontorene og bestyrelserne valgt at gå rundt og banke på alle døre for at minde beboere om, når der har været afholdt opgangsmøder. Den opsøgende metode har betydet, at flere er blevet opmærksomme på møderne, og 50% flere beboere har deltaget. Det er dog meget ressourcekrævende og ikke er en metode, som alle afdelinger har brug for eller mulighed for at gennemføre.
Råd 2. Udform en god dagsorden
En sikker vinder er at sætte punkter på dagsordenen, som beboerne finder vigtige. Erfaringerne viser, at nye husdyrsregler, store renoveringer eller huslejeændringer hiver flere beboere ud ad døren. Det er selvfølgelig kun en mulighed, hvis emnet er aktuelt i jeres boligafdeling.
Sørg altid for at sende indkaldelsen med dagsorden og bilag ud i god tid. I skal minimum sende indkaldelsen med dagsorden fire uger før mødet, men jo før beboerne kan skrive datoen i kalenderen, jo bedre.
Råd 3. Opmuntre til deltagelse
I kan opmuntre beboerne til at deltage på møderne ved at kombinere mødet med et socialt arrangement. I nogle boligafdelinger i Albertslund inviteres beboere på mad med det resultat, at flere beboere er mødt op og nye venskaber er opstået.
Råd 4. Tag jer af rammerne
Sæt tid af i bestyrelsen til at diskutere, hvordan I gerne vil have, afdelingsmødet skal foregå. I skal blandt andet finde en dygtig dirigent og en god referent. Hvis I ved, at der kan opstå konflikter eller ophedede diskussioner på afdelingsmødet, kan det være en fordel at vælge en neutral dirigent udefra. Sørg også gerne for at give input til afdelingsbestyrelsens/formandens beretning – og pas på med lange beretninger.
Råd 5. Vælg mødedag og tidspunkt med omhu
I skal sikre jer, at der ikke er begivenheder – helligdage, ferie, ramadan eller lignende på samme dag som mødet. Sørg gerne for, at mødetidspunktet passer afdelingens beboere, så mødetidspunktet passer dem, der er på arbejde eller dem, som skal spise aftensmad og putte børn. Det er en god idé at holde mødet på forskellige ugedage år for år, så det ikke altid falder oven i den ugentlige fodboldtræning.
Råd 6. Hold tiden
Overhold start- og sluttidspunkter – eller afklar, hvornår I regner med, at mødet slutter. Det er vigtigt, at jeres dirigent styrer tiden, så I signalerer, at I respekterer beboernes tid. Dirigenten skal derfor overveje, hvor lang taletid hver beboer får, afhængig af punkterne på dagsordenen. Dirigenten bør også skride ind overfor lange enetaler – ligesom det er dirigentens opgave at sørge for god orden, når tonen bliver for skarp. Afslut altid møder til tiden – og gerne fem minutter før, så I viser, at mødet er under kontrol.
